Anmeldung

Mit dem Modul Anmeldung erledigen Sie die täglichen Routinearbeiten des Seminarbetriebs. Sie erfassen die personenbezogenen Daten der Teilnehmer, verwalten Ihre Kurse und melden die Teilnehmer zu den gewünschten Kursen an. Der Anmeldestatus wird dabei durch die Auswahl einer Buchungskennung wie z.B. Interessent, Buchung, Warteliste usw. gekennzeichnet. Nach der Anmeldung lassen Sie automatisch die Buchungskorrespondenz erstellen. Zur Durchführung des Kurses notwendige Dokumente wie Teilnehmerlisten, Namensschilder und Teilnahmebescheinigungen können selbstverständlich ebenfalls erzeugt werden. Sämtliche Dokumente werden mit Microsoft Word erzeugt und können daher leicht an Ihre individuellen Layoutvorgaben angepasst werden.

Buchungsmaske

Kursverwaltung

Dawei bietet Ihnen sehr flexible Möglichkeiten um die Struktur Ihrer Kurse abzubilden. So  können mehrere Kurse zu einer Reihe zusammengefasst werden. Die einzelnen Kurse können wiederum in zeitlich getrennte Kursblöcke unterteilt werden. Sich wiederholende Daten können als Kursvorlage gespeichert werden. Daraus können dann Kurse abgeleitet werden, ohne diese Daten stets neu einzugeben zu müssen.

  • Kurse werden durch einen Kursstatus klassifiziert, z.B. Planung, planmässig, ausserplanmässig, ausgefallen. Dieser Kursstaus kann im Planungskalender farbig dargestellt werden.
  • Flexible Möglichkeiten der Gebührenerfassung
  • Einnahmen und Ausgaben zum Kurs können zusätzlich erfasst werden
  • Zu jedem Kurs können Aufgabenlisten gespeichert werden. Die Erledigung der Aufgaben wird mit Datum und Zeit festgehalten. Aufgaben, die in Dawei erledigt werden können, wie z.B. die Erzeugung von Kursdokumenten, können direkt aus der Aufgabenliste ausgeführt werden
  • Die An-/Abwesenheit von Teilnehmern kann tageweise festgehalten werden.
  • Kurse, deren Besuch Voraussetzung für die Kursteilnahme ist, können hinterlegt werden.
  • Für die Durchführung des Kurses notwendige Unterrichtsmaterialien können hinterlegt werden.

Teilnehmerverwaltung

Die Teilnehmerverwaltung bietet Ihnen neben Speicherung der Standarddaten der Teilnehmer und deren Arbeitgeber umfangreiche Möglichkeiten zur Klassifikation der Teilnehmer, diese Daten können dann zur Erzeugung von Serienbriefen genutzt werden.

  • Speicherung von Firmen- und Teilnehmeradressen
  • Angabe von abweichenden Rechnungsadressen
  • Die Korrespondenz kann wahlweise an die Privat- oder Firmenadresse versandt werden.
  • Als Versandart für die Korrespondenz kann für jeden Teilnehmer individuell Brief, Fax oder Email gewählt werden.
  • Firmen können nach Wirtschaftszweig und Branche klassifiziert werden. Daneben kann eine Klassifikation nach frei definierbaren Begriffen erfolgen. Diese Klassifikation ist ebenfalls für Teilnehmer verfügbar. Diese Klassifikationen stehen für Werbezwecke zur Verfügung
  • Sämtliche in der Vergangenheit besuchte Kurse werden zu jedem Teilnehmers angezeigt.

Anmeldung

Bei der Anmeldung eines Teilnehmers wird ein Buchungsstatus vergeben. Dawei unterscheidet die Buchungsstatus Interessent (Termin steht noch nicht fest - hilfreich für eine Bedarfsermittlung) und verbindliche Buchung. Ist ein Kurs ausgebucht, wird der Teilnehmer automatisch auf die Warteliste gesetzt
Die Auflösung der Warteliste erfolgt durch die Änderung des Buchungsstatus auf Reservierung oder verbindliche Anmeldung - eventuell zu einem anderen Kurs. Mit dem Status Storno wird eine Anmeldung gelöscht.

  • Dawei unterstützt verschiedene Buchungsstatus zur Klassifikation der Anmeldung: Interessent, Buchung, Reservierung, Stornierung, Warteliste
  • Eine Anmeldung kann als Einzelanmeldung eines Teilnehmers oder als Bestellerbuchung erfolgen. Dabei wird ein Teilnehmer oder auch eine Gruppe von Teilnehmern von einem Besteller angemeldet. Die Namen der Teilnehmer müssen zum Zeitpunkt der Anmeldung nicht bekannt sein, sie  können jedoch später nachgetragen werden.

Kurslisten

Alle zur Durchführung eines Kurses benötigten Dokumente können in Dawei kursbezogen erstellt werden. Die Listenausgabe erfolgt unter Microsoft Word. Das Layout der Listen wird über Word-Vorlagen festgelegt und kann bei Bedarf geändert werden

  • In einem Arbeitsschritt können sämtliche benötigten Listen erstellt werden.
  • Neue Listen können von Ihnen leicht in Dawei integriert werden.
  • Eine Auswahl der standardmässig in Dawei enthaltenen Kurslisten:
    Anwesenheitsliste, Kursbeurteilungsbogen, Kursetiketten, Kursprogramm, Namensschilder, Teilnehmerausweise, Teilnehmerliste, Zimmerliste.

Korrespondenz

Die Korrespondenz wird ebenfalls kursbezogen angefordert. Die Briefe an die Teilnehmer sind kontextbezogen, die Textzuordnung erfolgt dabei in Abhängigkeit der Firmenzugehörigkeit, der Kursnummer und des Buchungsstatus. Alle Dawei Briefe sind als  Word-Serienbriefe realisiert, daher kann das Layout leicht angepasst werden.

  • Sämtliche erstellten Briefe werden dokumentiert. So wird die doppelte Erstellung eines Briefes für einen Teilnehmer verhindert.
  • In Abhängigkeit von der beim Teilnehmer eingestellten Versandart, werden die Briefe entweder ausgedruckt oder gefaxt oder in einer Email als PDF-Dokument versandt.
  • Neue Briefvorlagen können von Ihnen leicht selbst in Dawei integriert werden. Es steht eine grosse Auswahl von Seriendruckfeldern zur Verfügung.
  • Eine Auswahl der standardmässig in Dawei enthaltenen Briefvorlagen:
    Einladung, Buchungsbestätigung, Stornierungsbestätigung, Wartelistenbestätigung, Hotelreservierung, Rechnung, Gutschrift, Teilnahmebescheinigung.

nächstes Kapitel: Abrechnung

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